Kokousjärjestäjän muistilista

ENNEN kokousta tai tilaisuutta  
KOKOUKSEN LUONNE, KESTO JA TAVOITE
Päiväkokous, virkistyspäivä tai viikonloppuseminaari? Parhaat puitteet onnistuneelle kokoukselle syntyvät huomioimalla tilaisuuden luonne, kesto ja tavoite.
 
AJANKOHTA
Kokouksen ajankohdan valinta kannattaa aloittaa avainhenkilöiden ja mahdollisten vierailijoiden aikataulusta sekä sesongin asettamista rajoituksista, kuten loma-ajoista. Kannattaa myös huomioida kilpailevat tapahtumat.
 
BUDJETTI
Ennen konkreettisiin kokousjärjestelyihin ryhtymistä kannattaa kokoukselle miettiä budjetti, joka asettaa luontevat raamit suunnittelulle. Seuraamalla budjettia myös projektin aikana vältytään yllätyksiltä jälkeenpäin.
 
OSALLISTUJAT
Keitä kokous koskee ja keille tilaisuus on tarkoitettu? Mikä on järkevä osallistujamäärä?
 

VASTUUHENKILÖT
Tapahtumaan tai kokoukseen liittyvät tehtävä- ja vastuualueet kannattaa jakaa, ja nimetä osiolle omat vastuuhenkilönsä. Lisäksi on hyvä, että vähintään yhdellä henkilöllä on kaikki langat käsissään.

 
Kokouksen AIKANA  
KULJETUS KOKOUSPAIKALLE
Jo kokouspaikan varaamisen yhteydessä on hyvä kartoittaa vaihtoehtoisia tapoja siirtyä kokouspaikalle. Yhteiskuljetus tilausbussilla mahdollistaa kokousasioiden käsittelyn aloittamisen jo matkan aikana, kun taas julkinen liikenne saattaa olla edullisempi vaihtoehto.
 
KOKOUSPAIKKA
Kokouspaikan ja -paikkakunnan valinta lähtee kokouksen ja tilaisuuden tarpeista. Jos osallistujat tulevat eri puolilta Suomea, saattaa kokouspaikan keskeinen sijainti olla paras vaihtoehto. Cumulus City -hotellien ja Restelin monipuolisessa hotelli-valikoimassa on hyvin erilaisia kohteita, joiden erityispiirteet kannattaa hyödyntää onnistuneen kokouksen suunnittelussa.
 
KOKOUSTILAT
Kokoustiloilla on iso merkitys tilaisuuden tunnelman kannalta. Kokouksen luonne, ajankohta ja osallistujamäärä sanelevat sen, millaiset tilat toimivat parhaiten ja millaisia vaatimuksia tiloille on: koko, pöytien muoto, valaistus, luonnonvalon tarve jne. Kokousmyyntimme auttaa mielellään valitsemaan monipuolisesta valikoimasta juuri teille parhaiten sopivat tilat.
 
VÄLINEET
Heti kokousohjelman varmistuttua on hyvä miettiä, millaisia varusteita ja teknisiä laitteita tarvitaan. Perusvarustuksen lisäksi kokoustiloihin on saatavissa erikoislaitteita, kunhan ne on tilattu ajoissa. Tekniikka kannattaa testata vielä ennen kokouksen alkua.
 
MAJOITUS
Yöpyvän kokouksen järjestämisessä myös majoitus on tärkeä osa onnistunutta kokonaisuutta. Varaa huoneet hyvissä ajoin, jotta riittävästi toivotunlaisia huoneita on vapaana käyttöönne.
 
RUOKAILU
Kokouksen jälkeen maistuu hyvä ruoka. Ruokailuun liittyy monia valintoja, joita on hyvä alkaa suunnitella muun ohjelman ohessa. Ruokailuaikojen ja -paikkojen lisäksi kannattaa miettiä ajoissa, syövätkö kaikki samaa ruokaa vai tilataanko annokset yksittäin á la carte -listalta.
 
OHJELMA KOKOUKSEN OHESSA
Vapaamuotoinen tekeminen asiaohjelman ohessa keventää kokouspäivää. Cumulus City -hotelleissa käytössänne on laaja valikoima ohjelmavaihtoehtoja tapahtumista ja teemaillanvietoista rentouttaviin hoitoihin ja kuntoiluun.
YKSITYISKOHTIEN VAHVISTAMINEN
Etukäteen on hyvä sopia, mihin mennessä kokouksen lopulliset osallistujamäärät, ruokailu, tilat, oheisohjelma ja majoituksen henkilömäärät tulee vahvistaa, jotta kaikki on kunnossa tilaisuuden koittaessa.
Kokouksen JÄLKEEN  
YHTEENVETO JA KIITOS
Kokouksesta kannattaa tehdä tiivis yhteenveto, jossa kiteytetään kokouksen anti ja päätökset sekä sovitut jatkotoimenpiteet. Samalla on hyvä kirjata omaan käyttöön kokouksen aikana tulleet ideat tai parannusehdotukset seuravaa kokousta varten. Muistathan myös kiittää osallistujia, esiintyjiä sekä järjestelyistä vastaavia henkilöitä tapahtuman jälkeen.